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O exercício de construção de um Orçamento baseia-se, normalmente, num princípio de avaliação processual, incremental e do histórico das diferentes rubricas. O processo tradicional de elaboração de um orçamento baseia-se na perceção do que temos sido e do que temos gasto, do que é a evolução das necessidades com o passar dos tempos (neste caso de um ano para o outro), e dos ajustamentos que podem ser efetuados para enquadrar o que desejamos ter.
O Orçamento de Base Zero, de forma bem distinta, parte para a construção de um documento do lado das despesas sem ter a preocupação com o que temos gasto e muito menos com o que justificou essas opções no passado. Cada rubrica é pensada na ótica da real necessidade, na eficiência e na gestão dos recursos.
É um processo tecnicamente mais exigente e moroso, mas que pode refletir fielmente o que a estrutura realmente necessita. Envolve um período de reconhecimento rigoroso do âmbito das responsabilidades e dos custos que cada ação comporta, e permite avaliar numa lógica custo/benefício a sua necessidade e até que ponto (e em que nível de grandeza) essa despesa pode e deve existir. Tem ainda a vantagem de obrigar a estrutura a repensar o que é, as responsabilidades que tem, as despesas que a justificam e envolve todos os seus membros neste processo.