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A administração da União Europeia está confiada a um corpo de cerca de quarenta mil funcionários e agentes.
As instituições comunitárias têm procurado formar uma função pública de qualidade e garantir a maior legitimidade, eficácia, transparência e responsabilidade da Administração perante os cidadãos. A ideia da primazia do serviço aos cidadãos e do respeito dos valores fundamentais da União Europeia, entre eles o respeito dos direitos humanos e da igualdade de direitos, a honestidade e a integridade, têm pautado os critérios de selecção e de tratamento da função pública europeia. A Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia consagra o direito dos cidadãos a uma «boa administração» (art. 41°). O art. 298º do TFUE exige que a administração europeia seja aberta, eficaz e competente.
De forma esquemática, podem-se referir três fases marcadas da existência da administração pública europeia, relacionadas aliás, naturalmente, com o processo político:
• Uma primeira fase, embrionária, de um conjunto administrativo inicial, originário dos quadros das administrações nacionais, prevalece até ao "compromisso do Luxemburgo” (1966);
• A segunda fase duraria até à crise e demissão da Comissão Santer (1999) e é caracterizada pela transição para um corpo estruturado, ainda em grande parte originado nas administrações nacionais, mas dotado de regras e de exigências próprias;
• Após um período de análise crítica, a terceira e actual fase parte da reforma do estatuto em 2004 e caracteriza-se pela ambição de colocar a administração pública europeia na vanguarda a nível de princípios a respeitar nas relações com o cidadão e de eficiência ao serviço das políticas da União.
O recrutamento e a definição das condições de trabalho da função pública da União Europeia consta do "Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias”. Instrumentos específicos regulam a conduta dos funcionários e as suas relações com o exterior. Os códigos de conduta, próprios às exigências específicas da actividade de cada uma das instituições, descrevem em detalhe o complexo de obrigações a que os seus funcionários e agentes devem respeito. Em 2001 o Parlamento Europeu aprovou uma resolução sobre um Código de Boa Conduta Administrativa que as instituições e os órgãos da União Europeia, assim como as suas administrações e respectivos funcionários, deverão ter como referência nas suas relações com o público.
Os funcionários europeus estão classificados em dois grandes grupos funcionais: Administradores (AD) e Assistentes (AST). O recrutamento efectua-se através de concurso. Desde 1 de janeiro de 2003, o Conselho Europeu, a Comissão Europeia, o Conselho da União Europeia, o Parlamento Europeu, o Tribunal de Contas Europeu, o Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias, o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões, o Banco Europeu de Investimento e o Banco Central Europeu recrutam por via de concursos únicos centralizados que permitem ao futuro funcionário trabalhar para qualquer uma destas instituições. Os funcionários da União Europeia têm, em regra, um contrato de trabalho definitivo, os outros agentes um contrato temporário.
O recrutamento deve assegurar às instituições o concurso de funcionários possuindo as mais altas qualidades de competência, de rendimento e de integridade. Fazer parte da função pública europeia pressupõe um certo número de condições: ser cidadão de um Estado-Membro, possuir experiência profissional de pelo menos dois anos (com excepção dos recém diplomados universitários) e ter um excelente conhecimento de duas línguas oficiais são em todo o caso obrigatórias.
O funcionário europeu necessita de uma aptidão para viver numa situação sociocultural plural e com relações sociais complexas. Os funcionários europeus trabalham em ambientes muito diferentes, com a originalidade de terem normalmente no seu meio colegas oriundos de 28 Estados-Membros, integrarem equipas de trabalho com elementos de várias nacionalidades e terem de fazer uso quotidiano de várias línguas. Amplos conhecimentos geográficos e percepção geopolítica são essenciais a uma boa integração. Nas principais instituições, o domínio das línguas inglesa e francesa é imprescindível mesmo se não obrigatório. As reuniões informais raramente dispõem de serviços de intérpretes e não há uma língua de trabalho interno única. Os documentos de trabalho estão normalmente disponíveis em várias línguas mas, por vezes, não é fácil encontrá-los em mais do que uma. Os serviços em linha vieram também aqui permitir disponibilizar uma oferta muito maior.
As instituições desenvolvem continuamente um grande esforço na actualização de conhecimentos dos seus funcionários e agentes através de programas de formação variados.