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e-Procurement é a utilização de meios eletrónicos no processo aquisitivo público (compras eletrónicas).
Um dos objetivos do programa europeu i2010, no domínio do e-Government, foi assegurar que a administração pública usasse extensivamente os mecanismos das compras eletrónicas (e-Procurement), e que qualquer empresa europeia pudesse participar nesse processo, no seu Estado ou em qualquer Estado-Membro.
Em Portugal, quando o XV Governo Constitucional anunciou ao país a sua visão para a edificação da Sociedade da Informação em Portugal, o Plano de Ação para o Governo Eletrónico emergiu como um dos pilares essenciais da sua estratégia.
No âmbito do Governo Eletrónico, o Programa Nacional de Compras Eletrónicas (PNCE), aprovado pela RCM n.º 111/2003, de 12 de agosto, foi apresentado como um dos principais instrumentos operacionais para atingir três grandes objetivos: dinamizar o comércio eletrónico nas empresas; aumentar a transparência nas compras públicas; reduzir a despesa pública.
A visão para as compras eletrónicas assumida pelo PNCE inseria-se num conceito mais alargado de criação de uma economia eletronicamente ligada em rede, mais eficiente, mais produtiva e consequentemente mais competitiva, num cenário de integração europeia. Esta Economia assentará numa lógica de comércio colaborativo.
A generalização da lógica de comércio colaborativo significará que as organizações irão integrar processos de negócio, processos de tomada de decisão, fluxos de trabalho e informação de negócio entre fornecedores, empregados e clientes, ao longo de toda a cadeia de valor.
O comércio colaborativo trará consigo o desenvolvimento de novas e melhores capacidades nas organizações, nomeadamente:
a. comunicação instantânea e transparência de informação ao longo da cadeia de valor;
b. desenvolvimento de serviços personalizados;
c. ciclos de desenvolvimento e lançamento de produtos e serviços mais reduzidos;
d. otimização da utilização de competências e recursos dispersos geograficamente;
e. rapidez de integração com fontes de fornecimento alternativas;
f. ciclos de fornecimento mais reduzidos;
g. menores níveis de inventário ao longo de toda a cadeia de valor;
h. eliminação de processos duplicados intra e entre organizações.
As práticas de compras do Estado apresentam potencial significativo de melhoria, nomeadamente na definição das suas necessidades, agregação de volume entre organismos, análise do mercado fornecedor e negociação. O Estado apresenta um poder negocial elevado que atualmente não se encontra devidamente explorado.
O procurementpúblico está normalmente associado a uma lógica meramente quantitativa: comprar melhor, normalmente pelo melhor preço. Esta lógica de contratação eletrónica prossegue, também, um importante objetivo de combate à corrupção na administração pública e, em particular, nas compras públicas. De acordo com o «Anti-Fraud Report 2015” da Comissão Europeia, a corrupção tem um custo superior a 120 mil milhões de euros na UE e, socialmente, corrói a confiança dos cidadãos face às instituições. Assim, pretende-se que o e-procurement seja uma prática que potencie a transparência nas compras dos Estados e da UE.
Em 2016 entram em vigor duas diretivas importantes a este respeito: a Diretiva 2014/55/EU e a Diretiva 2014/24/EU. Destacam-se as seguintes notas, relativas a esta nova regulação:
• um maior e mais eficaz controlo dos conflitos de interesses dos profissionais da administração pública responsáveis por procedimentos de contratação;
• a generalização de consultas informais ao mercado antes da abertura de concursos públicos;
• um controlo mais eficaz dos processos de alteração aos contratos depois de adjudicados, período especialmente permeável às práticas de corrupção;
• a promoção do benchmarking, com a comunicação regular (a cada 3 anos) à Comissão das práticas mais frequentes encontradas e formas utilizadas de as reprimir;
• a facilitação de consulta dos contratos pelos cidadãos, através de plataformas digitais;
• a simplificação dos processos, nomeadamente com a generalização e obrigatoriedade do e-procurement em 2018 ou com a introdução do "European Single Procurement Document”, que procura evitar o contorno de escolhas de procedimentos em fase de seleção.
O Estado pode e deve utilizar uma parte do seu poder aquisitivo e os seus processos de contratação pública por forma a que os mesmos estimulem a criação de novos produtos, os quais serão testados, em primeira instância, pelas organizações do sector público.
Há alguns exemplos muito interessantes de utilização das compras públicas para promover a inovação. Em países como os EUA, o Reino Unido, a Suécia e a Holanda, o programa SBIR (Small Business Innovation Research) permite a uma entidade pública lançar um concurso para o desenvolvimento de uma inovação tecnológica.
O PNCE terminou em janeiro de 2005 a sua primeira fase, com resultados que ultrapassaram as melhores expectativas iniciais. Para os ministérios participantes nesta fase piloto, o desafio significou, em primeiro lugar, um projeto de mudança traduzida por um maior grau de articulação entre os diversos organismos envolvidos, já que todos estes passaram a participar num processo de aquisição de forma agregada. Em segundo lugar, significou um menor custo dos bens aprovisionados e maior transparência do processo de aprovisionamento, porque os organismos passaram a comprar melhor, quer pelo nivelamento de preço dos bens como pelos descontos de volume resultantes das compras agregadas, quer ainda através de processos com menor custo de execução operacional. Finalmente, e não menos relevante, a participação nesta primeira fase do PNCE significou uma maior motivação para os membros das equipas que participaram no projeto, pela aquisição de novas competências no processo aquisitivo eletrónico ao nível da negociação e do processo digital, as quais enriqueceram as respetivas funções.
Este Programa, conduzido pela UMIC-Agência para a Sociedade do Conhecimento, representou o início de uma nova era na Administração Pública, demonstrando inequivocamente que é possível elevar a qualidade e eficiência da sua gestão em paralelo com os melhores exemplos das organizações privadas.
Sendo um programa transversal a toda a Administração Pública, o PNCE conduziu a uma profunda reformulação do modo como o Estado compra, manifestada pela criação das Unidades Ministeriais de Compras e de uma Unidade (ou Agência) Nacional de Compras, esta última a criar no âmbito do Ministério das Finanças. Este novo modelo organizativo centraliza o processo de aprovisionamento de cada ministério na respetiva secretaria-geral, permitindo assim racionalizar o número de estruturas de compras, eliminando redundâncias orgânicas e de processo.
As práticas de compras do Estado apresentam potencial significativo de melhoria, nomeadamente na definição das suas necessidades, agregação de volume entre organismos, análise do mercado fornecedor e negociação. O Estado apresenta um poder negocial elevado que atualmente não se encontra devidamente explorado.
O e-procurement, sobretudo depois da reforma de 2014 que pretende vigorar a partir de 2016 e estar em funcionamento pleno em 2018, deve ser uma prática generalizada em toda a União Europeia de forma a promover poupanças significativas aos Estados, simplificar e encurtar os processos de contratação pública, reduzir a burocracia, aumentar a transparência, incrementar inovação na administração e incentivar a participação de pequenas e médias empresas nos procedimentos de contratação pública.